Polisi Preifatrwydd

Gwasanaeth Sifil yn Fyw 2026 Total Events a Swyddfa’r Cabinet
Hysbysiad Preifatrwydd

Swyddfa’r Cabinet (y “Partner Digwyddiad”) yw’r rheolydd data a Political Engagement Limited t/a Total Events (“Total Events”, “ein”, “ni”) yw’r prosesydd data. Mae’r Partner Digwyddiad yn gyfrifol am eich data personol ac mae wedi gofyn i ni brosesu’r data personol rydych chi’n ei ddarparu pan fyddwch yn cofrestru ar gyfer y Gwasanaeth Sifil yn Fyw (“Digwyddiad”). Nod yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yw eich hysbysu am y prosesu data personol a wnawn ar eich data personol.

Y data
Mae’r Partner Digwyddiad wedi gofyn i Total Events ddarparu ei wasanaethau rheoli digwyddiadau i gynnal y Digwyddiad ac i brosesu eich data personol fel y nodir isod i’ch galluogi i fynychu a chael mynediad at y Digwyddiad.

Drwy gofrestru ar gyfer y Digwyddiad, byddwch yn rhoi eich data personol a’ch gwybodaeth gyswllt i ni fel y gofynnwyd yn y ffurflen gofrestru ar-lein. Yn achos archebion grŵp neu archebion a wneir ar ran unigolyn, gwnewch yn siŵr eich bod wedi ceisio caniatâd yr unigolyn ymlaen llaw i gyflwyno eu gwybodaeth.

Mae’r data personol a gesglir yn y ffurflen gofrestru yn cynnwys:

eich enw;
teitl eich swydd;
eich sefydliad/adran;
eich gradd swydd;
eich proffesiwn;
eich rhif ffôn gwaith;
hygyrchedd neu ofynion alergenau/dietegol;
eich cyfeiriad e-bost gwaith.
Maint crys-t gwirfoddolwr,
rôl wirfoddol a ffafrir
gallu siarad Cymraeg, and
Cyfeiriad gwaith

Ffilmio corfforol y Digwyddiad yn unol â chyfarwyddyd y Partner Digwyddiad:

ffilmio sesiynau a allai gynnwys delweddau ohonoch chi, eich cyflwyniad, unrhyw farn rydych chi’n ei gyfrannu ac unrhyw beth rydych chi’n ei ddweud amdanoch chi’ch hun a fydd ym meddiant y Partner Digwyddiad yn unig.

Efallai eich bod wedi derbyn gwahoddiad gan Bartner y Digwyddiad i fynychu’r Digwyddiad, trwy gyfathrebu mewnol a sianeli mewnrwyd o fewn eich sefydliad neu adran.

Efallai eich bod wedi derbyn gwahoddiad gennym, ar ran Partner y Digwyddiad, i fynychu’r Digwyddiad. Yn yr achos hwn, mae eich data personol wedi’i ddarparu i ni gan y Partner Digwyddiad.

Pwrpas
Mae’r Partner Digwyddiad wedi gofyn i ni drin eich data personol i’ch galluogi i fynychu, a bydd hyn yn cynnwys:

presenoldeb yn y Digwyddiad naill ai’n gorfforol, ffrydio ar-lein, trwy ddarllediad byw, neu gyfuniad o’r rhain;
dadansoddi presenoldeb yn y Digwyddiad, ac unrhyw gyfathrebiadau marchnata dilynol mewn perthynas ag ef;
darparu diweddariadau a manylion i chi sy’n ymwneud â’r Digwyddiad;
rheoli cysylltiadau, ymholiadau, cwynion neu anghydfodau cynrychiolwyr, Partner Digwyddiad a chwsmeriaid;
tynnu ffotograffau i hyrwyddo’r Digwyddiad;
cymryd recordiadau fideo i wneud cofnod o’r Digwyddiad fel y gall y rhai nad ydynt yn gallu mynychu elwa o’r cynnwys;
cynhyrchu deunydd hyrwyddo i hysbysebu’r Digwyddiad ac i hyrwyddo digwyddiadau yn y dyfodol;
gwirio eich hunaniaeth at ddibenion diogelwch (lle bo’n berthnasol);
monitro cydbwysedd rhywedd ac ethnigrwydd paneli o siaradwyr i sicrhau cynrychiolaeth deg;
hygyrchedd neu ofynion alergenau/dietegol;
ymdrin ag unrhyw hawliadau cyfreithiol neu weithdrefnau rheoleiddiol a sicrhau cydymffurfiaeth reoleiddiol gyfreithiol.

Sail gyfreithiol prosesu eich data personol ar gyfer y Digwyddiad
Y sail gyfreithiol y mae’r Partner Digwyddiad yn dibynnu arni ar gyfer prosesu eich data personol mewn perthynas â chynnal y digwyddiad, ei hyrwyddo, a thynnu ffotograffau a recordiadau fideo o’r siaradwyr a’r Digwyddiad, yw bod prosesu’n angenrheidiol ar gyfer cyflawni tasg a gyflawnir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd yn y rheolydd data. Yn yr achos hwn, dyna rôl y Partner Digwyddiad wrth gynnal y Gwasanaeth Sifil yn Fyw.

I’r graddau y byddwch yn darparu, yn y ffurflen gofrestru neu drwy e-bost dilynol, gategorïau arbennig o ddata (gan gynnwys data sy’n datgelu manylion iechyd neu feddygol), mae’r Partner Digwyddiad wedi ein cyfarwyddo i brosesu gwybodaeth o’r fath i sicrhau eich diogelwch a’ch lles yn y Digwyddiad (paragraff 1, atodlen 1, Deddf Diogelu Data 2018).

I’r graddau yr ydym yn prosesu data ethnigrwydd siaradwyr i sicrhau cynrychiolaeth deg, ein sail gyfreithiol dros wneud hynny yw bod prosesu data sy’n ymwneud ag ethnigrwydd, cred grefyddol neu athronyddol, iechyd gan gynnwys anabledd neu gyfeiriadedd rhywiol, ac mae’n angenrheidiol at ddibenion nodi neu gadw dan adolygiad bodolaeth neu absenoldeb cyfle cyfartal neu driniaeth rhwng grwpiau o bobl gyda’r bwriad o alluogi cydraddoldeb o’r fath i gael ei hyrwyddo neu a gynhelir (paragraff 8, atodlen 1, Deddf Diogelu Data 2018).

Derbynwyr
Er mwyn i ni gyflawni’r cyfarwyddiadau gan y Partner Digwyddiad ar gyfer prosesu eich data, gall Total Events ddarparu eich data personol i’n proseswyr data:

EventsAir ac Eventsforce – ein platfform digwyddiadau ar-lein ar gyfer cynnal recordiadau sesiynau a system gofrestru.
Microsoft Teams – ein darparwr ffrydio ar-lein
Livebuzz – ein darparwr cofrestru ar y safle
Box – ein system arbed ffeiliau lle bydd arweinwyr sesiynau yn uwchlwytho eu cyflwyniadau PowerPoint a’u dogfennau sesiwn.
Sharepoint – fel ardal arbed ffeiliau i aelodau tîm y Rhaglen uwchlwytho deunyddiau drafft a dogfennau cynllunio.
Bydd Slido.com yn casglu cyfeiriadau IP ac e-byst/enwau ar gyfer cynrychiolwyr sy’n defnyddio’r teclyn i ymgysylltu â sesiynau yn y digwyddiadau.
Ein lleoliadau partner ar gyfer cynnal y Digwyddiad yn gorfforol ac unrhyw ofynion arlwyo:
- EICC, Caeredin
- Excel, Llundain
- Clwb Pêl-droed Newcastle United, Newcastle
- Lleoliad i’w gadarnhau – Caerwysg
- Lleoliad i’w gadarnhau – Caerdydd
- Manchester Central – Manceinion
- Assembly Buildings Conference Centre, Belfast
- Lleoliad i’w gadarnhau – Leeds
- Eastside Rooms, Birmingham
I’r graddau sy’n angenrheidiol i hwyluso eich presenoldeb yn y digwyddiad, rhannu recordiadau fideo o’r Digwyddiad gyda chynrychiolwyr eraill ac i gyflawni’r cyfarwyddiadau gan Bartner y Digwyddiad.

Bydd fideos yn hygyrch i’r rhai sydd â’r ddolen yn unig, ac ni fyddant yn cael eu cyhoeddi’n gyhoeddus. Bydd mynediad i’r recordiadau fideo yn dibynnu’n llwyr ar y pwrpas a’r angen am fynediad o’r fath. Os cewch fynediad i’r recordiadau fideo, rhaid i chi beidio â gwneud dyblygiadau na rhannu gydag unrhyw un nad yw’n gynrychiolydd. Ni ddylech lawrlwytho unrhyw recordiadau fideo i’ch dyfais bersonol neu gyfleuster storio cwmwl.

Yn ystod y ffurflen gofrestru, gallwch gydsynio i Total Events rannu eich data gyda sefydliadau noddwr perthnasol os ydych chi’n cofrestru i fynychu un o’u sesiynau neu’n mynegi diddordeb yn eu stondin arddangos ar-lein. Nid yw’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn ymdrin â sut y bydd eich data yn cael ei ddefnyddio gan y noddwyr hynny neu drydydd partïon, a dylech ymgynghori â hysbysiadau preifatrwydd y sefydliadau hynny.

Ni fydd data amrywiaeth personol sy’n ymwneud â rhyw ac ethnigrwydd siaradwyr yn cael ei rannu y tu allan i’r Gwasanaeth Sifil, a byddant yn cael ei ddefnyddio ar ffurf ystadegol ar gyfer adrodd i uwch arweinwyr y Gwasanaeth Sifil, a chydweithwyr rhwydwaith Amrywiaeth a Chynhwysiant.

Mae Partner y Digwyddiad yn casglu ac yn arbed deunyddiau cyflwyniad siaradwyr o fewn ein system storio ffeiliau Bocs diogel at ddiben cyflwyno a gweinyddu’r digwyddiad. Mae siaradwyr yn gyfrifol am sicrhau bod unrhyw ddata personol (gan gynnwys manylion cyswllt) sydd wedi’u cynnwys yn eu cyflwyniadau yn cydymffurfio â deddfwriaeth diogelu data perthnasol. Dim ond staff a chontractwyr awdurdodedig sydd â mynediad at ffeiliau cyflwyniadau ac fe’u cedwir yn unol â’n polisi cadw data. Os rhennir cyflwyniadau gyda’r mynychwyr ar ôl y digwyddiad, bydd siaradwyr yn cael gwybod o flaen llaw.

Cadw

Bydd y Partner Digwyddiadau yn cadw eich data personol a gesglir o gofrestru ar ffurf adnabyddadwy a bydd data cynrychiolwyr/siaradwyr/arddangoswyr a gwirfoddolwyr a rennir yn ystod cofrestru yn cael ei arbed am hyd at 2 flynedd i ganiatáu i ni gyfathrebu â chi am ddigwyddiadau yn y dyfodol neu eich presenoldeb yng nghyfres 2026-7. Ar yr adeg hon, bydd data cofrestru yn cael ei wneud yn gyfrinachol o EventsAir, ni fydd recordiadau fideo ar gael mwyach, a bydd yr holl ddata yn cael ei ddileu o weinyddion Total Events.

Yna bydd yr holl recordiadau fideo yn cael eu dileu 2 flynedd ar ôl y digwyddiad.

Eich Hawliau

Mae gennych yr hawl i ofyn am wybodaeth am sut mae eich data personol yn cael ei brosesu, ac i ofyn am gopi o’r data personol hwnnw.
Mae gennych yr hawl i ofyn am wybodaeth am sut mae eich data personol yn cael ei brosesu, ac i ofyn am gopi o’r data personol hwnnw.
Mae gennych yr hawl i ofyn am unrhyw anghywirdebau sydd yn eich data personol gael eu cywiro yn ddi-oed.
Mae gennych yr hawl i ofyn am unrhyw ddata personol anghyflawn gael ei gwblhau, gan gynnwys drwy ddatganiad atodol.
Mae gennych yr hawl i ofyn am ddileu eich data personol os nad oes cyfiawnhad i’w prosesu mwyach.
Mae gennych yr hawl mewn rhai amgylchiadau (er enghraifft, lle mae cywirdeb yn cael ei herio) i ofyn bod prosesu eich data personol yn cael ei gyfyngu.
Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu eich data personol.

Cysylltwch â’r Partner Digwyddiad yn y cyfeiriadau canlynol os hoffech arfer unrhyw un o’r hawliau hyn neu os oes gennych unrhyw ymholiadau ynglŷn â’r defnydd o’ch data.

Trosglwyddiadau Rhyngwladol
Gan fod eich data personol yn cael ei gadw ar ein seilwaith TG, a’i rannu gyda’n cyflenwyr TG a’n partneriaid digwyddiadau, gellir ei drosglwyddo a’i gadw’n ddiogel y tu allan i’r DU. Pan fydd hynny’n wir, bydd yn ddarostyngedig i ddiogelwch cyfreithiol cyfatebol drwy benderfyniad digonolrwydd neu ddibyniaeth ar Gymalau Cytundebol Safonol neu Gytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol.

Cwynion
Os ydych o’r farn bod eich data personol wedi’i gamddefnyddio neu ei gam-drin, gallwch wneud cwyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth, sy’n rheoleiddiwr annibynnol.

Gellir cysylltu â’r Comisiynydd Gwybodaeth yn: Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF, neu 0303 123 1113, neu [email protected]. Ni fydd unrhyw gŵyn i’r Comisiynydd Gwybodaeth yn rhagfarnu eich hawl i geisio iawndal drwy’r llysoedd.

Manylion Cyswllt
Y rheolydd data ar gyfer eich data personol yw’r Partner Digwyddiad. Manylion cyswllt y rheolydd data yw: Cabinet Office, 70 Whitehall, London, SW1A 2AS, neu 0207 276 1234,
Manylion cyswllt Swyddog Diogelu Data (DPO) y rheolwr data yw: [email protected] .

Mae’r Swyddog Diogelu Data yn darparu cyngor annibynnol ac yn monitro defnydd Swyddfa’r Cabinet o wybodaeth bersonol.